Cómo Completar Su Forma W-4

Cada vez que usted comienza un nuevo trabajo, uno de los formularios que tiene que llenar es la Forma W-4, Certificado de Descuentos del(la) Empleado(a) para la Retenci�³n. La informaci�³n que usted proporciona en este formulario, junto con el nivel de sus ingresos, van a determinar el monto que su empleador retiene de su paga para efectos del impuesto a la renta federal. Puede usar la hoja de trabajo adjunta a la Forma W-4 para determinar el n�ºmero de descuentos que usted puede reclamar. Se debiera completar las hojas de trabajo lo m�¡s precisamente posible, en base de la mejor informaci�³n de que se dispone en esa oportunidad y en base de sus mejores estimaciones de lo que va a ser su situaci�³n tributaria para el a�±o. Si posteriormente su situaci�³n cambia, puede entregar un nuevo W-4.

La Forma W-4 contiene b�¡sicamente tres tipos de informaci�³n que se usa para determinar la cantidad que se va a retener, en base de su remuneraci�³n:
�· Su estado civil para efectos del impuesto a la renta federal: si se va a retener el impuesto a la tasa que corresponde a los contribuyentes solteros, que es m�¡s alta, o a la tasa para los contribuyentes casados, que es m�¡s baja.
�· El n�ºmero de descuentos que usted est�¡ reclamando. Estos descuentos generalmente corresponden al n�ºmero de exenciones personales y por dependientes que usted est�¡ reclamando. Cada descuento adicional que usted reclama significa menos impuesto que se va a retener.
�· Alg�ºn monto adicional que usted quiere que se retenga de su pago. Esto puede ocurre, por ejemplo, cuando tiene m�¡s que un trabajo, o si usted es casado, ambos c�³nyuges est�¡n ganando un sueldo. Se puede calcular este monto adicional usando una de las hojas de trabajo. Otra situaci�³n en que pueda ser necesario retener un monto adicional es cuando, en adici�³n a su sueldo, usted tiene otros ingresos que est�¡n afectos al impuesto a la renta, pero para los cuales no se est�¡ reteniendo ning�ºn impuesto.

Estado Civil

En el casillero 3 de la Forma W-4, hay tres casilleros para indicar el estado civil: Soltero, Casado, y Casado pero que se retiene a la tasa mayor que corresponde a los contribuyentes solteros.

Soltero

Debiera marcar Soltero si usted es soltero, divorciado o separado bajo una sentencia judicial de manutenci�³n por separado. Tambi�©n debiera marcar soltero si usted es casado pero su c�³nyuge no es ciudadano o residente de los Estados Unidos. En ese caso, normalmente no podr�­a presentar una declaraci�³n conjunta de impuestos. Pero si uno de ustedes es ciudadano o residente de los Estados Unidos, pueden optar por tratar el c�³nyuge no residente como residente para efectos tributarios. En ese caso, podr�­a presentar una declaraci�³n conjunta y podr�­a marcar el casillero para Casado en la Forma W-4.

Casado

Debiera marcar el casillero Casado si usted es casado y ni usted ni su c�³nyuge son extranjeros no residentes. Se le considera que usted est�¡ casado si est�¡ casado el �ºltimo d�­a del a�±o. Tambi�©n se le considera que usted es casado si su c�³nyuge falleci�³ durante el a�±o. Asimismo, debiera marcar el casillero Casado si usted espera que va a tener el estado civil de viudo(a) con hijo(a) calificado(a) cuando presenta su declaraci�³n de impuestos para el a�±o. Se puede reclamar este estado civil por 2 a�±os despu�©s del fallecimiento de su c�³nyuge. Por el 1�º de diciembre del �ºltimo a�±o en que usted es elegible de presentar su declaraci�³n como viudo(a) calificado(a), debiera presentar un nuevo formulario W-4, indicando su estado civil como Soltero(a) para el a�±o que viene.

Casado pero Retiene con la Tasa Mayor de Soltero

Debiera marcar el casillero Casado(a) pero que se retiene a la tasa mayor de Soltero si usted es casado pero encuentra que no se est�¡n reteniendo suficientes impuestos como para cubrir su obligaci�³n tributaria. Esto podr�­a ocurrir, por ejemplo, cuando ambos c�³nyuges trabajan. En este caso, puede ser conveniente que usted llene la Hoja de Trabajo para Dos Asalariados/Dos Empleos, lo cual se explica m�¡s adelante.

Descuentos de Retenci�³n

Mientras mÃ?¡s descuentos que usted reclama en la lÃ?­nea 5 de la Forma W-4, lo menos impuesto a la renta federal va a retenerse de su paga. Para poder tener el monto mÃ?¡ximo de impuesto retenido de su pago, ingresarÃ?­a “0” en la lÃ?­nea 5. Esto no significa que no va a reclamar ninguna exenciÃ?³n cuando presenta su declaraciÃ?³n de impuestos, ni que estÃ?¡ negando su derecho de reclamar exenciones. Simplemente es una forma de tener mÃ?¡s impuesto retenido de su paga.

El n�ºmero de descuentos que usted puede, o debiera reclamar, depende de varios factores, incluyendo el n�ºmero de exenciones que espera poder reclamar cuando presenta su declaraci�³n anual del impuesto a la renta federal; si usted tiene m�¡s que un trabajo; los ajustes, deducciones y cr�©ditos que espera reclamar para el a�±o; y si usted va a declarar como cabeza de familia. Y si usted es casado y su c�³nyuge trabaja, tendr�¡ que determinar cu�¡ntos descuentos cada uno de ustedes va a reclamar para efectos de la retenci�³n del impuesto. Un factor ser�¡ la decisi�³n de presentar una declaraci�³n conjunta o declarar por separado y si se declaran por separado, qui�©n va a reclamar las exenciones para los dependientes que ustedes tengan.

Hojas de Trabajo para la Forma W-4

Hay hojas de trabajo adjuntas a la Forma W-4. ��stas incluyen la Hoja de Trabajo para Descuentos Personales, la Hoja de Trabajo para Deducciones y Ajustes, y la Hoja de Trabajo para Dos Asalariados/Dos Empleos. Las hojas de trabajo sirven para ayudarle en la determinaci�³n del n�ºmero de descuentos que se reclaman para efectos de la retenci�³n de impuestos y son para sus registros personales. Usted no necesariamente tiene que reclamar el n�ºmero de descuentos que resultan al completar estas hojas de trabajo. Y las cifras que usted ocupa en llenar estas hojas de trabajo no le obligan en cuanto al n�ºmero de exenciones, las deducciones o los cr�©ditos que efectivamente puede reclamar cuando presenta su declaraci�³n anual de impuestos.

Las hojas de trabajo tienen el objeto de servir como gu�­a y generalmente van a indicar el monto apropiado que se debiera retener de su paga si usted las completa correctamente y puede prever y estimar los conceptos que van a afectar su situaci�³n tributaria para el a�±o de una manera razonablemente precisa. No necesariamente tiene que completar las tres hojas de trabajo. Por lo general, debiera completar la Hoja de Trabajo para Descuentos Personales y debiera completar las otras dos hojas si correspondan en su caso.

Cuando Usted Tiene M�¡s que Un Trabajo

Debiera completar solamente un juego de hojas de trabajo para efectos de la Forma W-4, incluso cuando tiene m�¡s que un trabajo. No puede reclamar los mismos descuentos con m�¡s que un empleador al mismo tiempo. Pero puede dividir el n�ºmero total de los descuentos que est�¡ reclamando entre las distintas Formas W-4 que tiene que presentar con cada empleador de la manera que usted quiera. Puede reclamar todos sus descuentos en una sola Forma W-4 y ninguna en la(s) otra(s) Forma(s), o puede dividirlas de cualquiera otra manera que usted elija.

Cuando Usted Es Casado

Si es casado, usted y su c�³nyuge debieran completar un juego de hojas de trabajo para ambos si piensan presentar una declaraci�³n conjunta de impuestos. Uno de los c�³nyuges no puede reclamar el mismo descuento de retenci�³n que est�¡ reclamando el otro c�³nyuge. Pero pueden dividir el n�ºmero total de sus descuentos entre los dos de la manera que quieran. Si piensan presentar declaraciones por separado, cada uno debiera completar sus propias hojas de trabajo.

Hoja de Trabajo para Descuentos Personales

Si sigue las indicaciones para cada l�­nea en esta hoja de trabajo, el resultado debiera representar el n�ºmero de descuentos por exenciones personales que sea lo adecuado para su situaci�³n tributaria. Al reclamar este n�ºmero de descuentos, el impuesto que se retiene de su paga debiera llevar una estrecha correlaci�³n con su obligaci�³n efectiva de impuestos. ��ste es el prop�³sito de la hoja de trabajo.

Seg�ºn indicado en las notas al fondo de esta hoja de trabajo, si usted espera que va a poder detallar deducciones o si espera tener ajustes que van a reducir sus ingresos afectos al impuesto, es posible que pueda reducir la cantidad de impuestos que se retienen de su paga. En este caso, debiera completar la Hoja de Trabajo para Deducciones y Ajustes. En caso contrario, si usted tiene m�¡s que un trabajo, o si es casado y su c�³nyuge tambi�©n trabaja, pueda ser necesario aumentar la cantidad de impuestos que se retienen. En esa situaci�³n, debiera completar la Hoja de Trabajo para Dos Asalariados/Dos Empleos.

LÃ?­neas A y B – Usted Mismo

Debiera reclamar un descuento para usted mismo en la l�­nea A, a menos que otra persona puede reclamarle como dependiente en su declaraci�³n de impuestos. Agregue un descuento adicional en la l�­nea B si una de las condiciones indicadas corresponde en su caso. Esto no es el mismo y no debiera confundirse con la exenci�³n que usted reclama por s�­ mismo en la l�­nea A o la exenci�³n que reclama por su c�³nyuge en la l�­nea C. En vez de eso, corresponde a un descuento adicional por tomarse en cuenta al determinar la cantidad de impuestos que se va a retener de su paga. En este sentido, los descuentos para efectos de completar la Forma W-4 y tener el impuesto retenido de su paga no son las mismas que las exenciones que usted reclama cuando presenta su declaraci�³n anual del impuesto a la renta.

LÃ?­nea C – Su CÃ?³nyuge

En la l�­nea C puede reclamar un descuento correspondiente a la exenci�³n por su c�³nyuge. Por lo general, usted reclamar�­a este descuento si piensa presentar una declaraci�³n conjunta y su c�³nyuge, si est�¡ trabajando, no est�¡ reclamando su propio descuento. Tambi�©n es posible que cada c�³nyuge reclame su propio descuento, incluso cuando piensan presentar una declaraci�³n conjunta. Si son casados y piensan declarar por separado, ambos c�³nyuges debieran reclamar el descuento por su propia exenci�³n.

LÃ?­nea D – Dependientes

La lÃ?­nea D es para el nÃ?ºmero de dependientes que espera poder reclamar cuando presenta su declaraciÃ?³n de impuestos. Debiera tener presente que hay una gradual reducciÃ?³n y eliminaciÃ?³n de la deducciÃ?³n por exenciones personales cuando su ingreso bruto ajustado (AGI por sus siglas en inglÃ?©s) estÃ?¡ por sobre un cierto tope, que se define en base de su estado civil para efectos tributarios. Cuando usted estima que su AGI va a exceder el tramo mÃ?¡ximo en que empieza la reducciÃ?³n de la exenciÃ?³n, debiera indicar “0” en la lÃ?­nea D. En el caso que su AGI esperado estÃ?¡ dentro del tramo para la reducciÃ?³n gradual de la exenciÃ?³n, hay una hoja de trabajo en la PublicaciÃ?³n 505 del Servicio de Impuestos Internos (IRS), RetenciÃ?³n de Impuestos e Impuesto Estimado, en que se prorratea el nÃ?ºmero de descuentos que usted puede reclamar para sus exenciones por dependientes.

LÃ?­nea E – Cabeza de Familia

Puede reclamar un descuento adicional en la l�­nea E si espera que va a poder presentar una declaraci�³n como cabeza de familia. Para calificar, no puede estar casado(a) y tiene que pagar m�¡s de la mitad del costo de mantener un hogar que es el principal hogar durante todo el a�±o para su padre quien usted puede reclamar como dependiente, o un hogar en que usted vive m�¡s de la mitad del a�±o con su hijo(a) calificado(a) u otro dependiente.

LÃ?­nea F – CrÃ?©dito por Gastos del Cuidado de Hijos o Dependientes

En la l�­nea F puede reclamar un descuento si espera tener gastos de por lo menos $1.500 durante el a�±o para que otra persona cuide a su hijo(a) que tiene menos de 13 a�±os de edad, o para que cuide a su c�³nyuge u otro dependiente quien no puede cuidarse solo, para que usted pueda trabajar o buscar trabajo. Estos gastos se pueden tomar como cr�©dito en su declaraci�³n, directamente reduciendo su obligaci�³n tributaria, as�­ se toman en cuenta para efectos de la retenci�³n de impuestos. Puede reclamar el descuento aqu�­ en la l�­nea F, o puede tomar el cr�©dito en cuenta en la Hoja de Trabajo para Deducciones y Ajustes.

LÃ?­nea G – CrÃ?©dito Tributario por Hijos

En la l�­nea G puede reclamar descuentos adicionales por el cr�©dito tributario por hijos, que tambi�©n reduce directamente su obligaci�³n tributaria. El cr�©dito y por lo tanto el n�ºmero de descuentos que puede reclamar para efectos de la retenci�³n de impuestos, depende del nivel de sus ingresos y el n�ºmero de hijos elegibles. Los niveles de ingresos est�¡n sujetos a cambio de a�±o en a�±o y est�¡n indicados en la forma misma, en la l�­nea G. Si el menor es su hijo, hija, hijastro, hijastra, nieto, nieta o hijo(a) adoptado(a), quien usted puede reclamar como dependiente, el menor tiene menos de 17 a�±os de edad y es ciudadano o residente de los Estados Unidos, usted puede tomar el cr�©dito tributario por hijos. Igual que en el caso del cr�©dito por los gastos del cuidado de hijos o dependientes en la l�­nea F, se puede reclamar un descuento aqu�­ en la l�­nea G por el cr�©dito tributario por hijos, o puede tomar el cr�©dito en cuenta en la Hoja de Trabajo para Deducciones y Ajustes.

Hoja de Trabajo para Deducciones y Ajustes

Usted debiera completar la Hoja de Trabajo para Deducciones y Ajustes si quiere reducir la cantidad de impuesto que se retiene que su pago (aumentar el n�ºmero de sus descuentos) porque:
�· usted est�¡ planeando detallar deducciones en su declaraci�³n de impuestos en vez de tomar la deducci�³n est�¡ndar,
�· piensa que va a tener ajustes que reducen su ingreso bruto ajustado, o
�· piensa que va a poder reclamar cr�©ditos tributarios que van a reducir directamente su obligaci�³n tributaria.

Para poder completar esta hoja de trabajo, va a necesario que usted haga una estimaci�³n razonable de los montos de sus deducciones detalladas, los ajustes a sus ingresos tributables y los cr�©ditos.

Deducciones Detalladas

En la l�­nea 1 de esta hoja de trabajo, se ingresa su total estimado de deducciones detalladas para el a�±o. ��stas son las deducciones que usted reclama en el Anexo A de la Forma 1040. Algunos de los tipos de deducciones detalladas usted pueda reclamar est�¡n indicados en la descripci�³n para esta l�­nea (gastos m�©dicos en exceso del 7,5% de su Ingreso Bruto Ajustado, impuestos estatales y locales, intereses sobre una deuda hipotecaria y donaciones caritativas).

La categor�­a de deducciones detalladas miscel�¡neas incluye algunos gastos que son deducibles en la medida que exceden el 2% de su Ingreso Bruto Ajustado. Estos incluyen gastos no reembolsados de empleados que est�¡n relacionados al trabajo y ciertos gastos incurridos en manejar sus inversiones. Hay otros tipos de deducciones miscel�¡neas que est�¡n totalmente deducibles. Estos incluyen gastos laborales relacionados con una discapacidad, que son gastos de servicios o art�­culos vinculados con la discapacidad que la persona paga para poder efectuar su trabajo. Otras deducciones miscel�¡neas que son totalmente deducibles son:
�· P�©rdidas por hechos fortuitos o robo de propiedad que se tiene para la generaci�³n de ingresos tributables,
�· Una inversi�³n en un contrato de renta vitalicia que no se recupera, cuando los pagos cesan debido al fallecimiento del beneficiario,
�· El impuesto federal sobre la herencia que se paga sobre ingresos recibidos por cuenta del fallecido,
�· Devoluciones de m�¡s de $3.000 bajo reclamos de derechos cuando usted ya hab�­a incluido estos montos en sus ingresos tributables anteriormente, y
�· P�©rdidas del juego, hasta el monto de cualesquiera ganancias del juego que usted declara.

Ingreso Bruto Ajustado (AGI)

El total de sus deducciones detalladas tambi�©n pueda estar sujeto a un l�­mite si el ingreso bruto ajustado (AGI) que usted espera percibir es sobre un cierto monto. Este monto l�­mite, definido como un monto fijo en d�³lares, generalmente cambia de a�±o en a�±o y est�¡ indicado en la descripci�³n para la l�­nea 1 en la hoja de trabajo. Por lo tanto, para estimar en forma precisa sus deducciones detalladas, tambi�©n tendr�¡ que hacer una estimaci�³n razonable de lo que ser�¡ su AGI para el a�±o, para poder determinar el monto por el cual sus gastos m�©dicos exceden el 7,5% de su AGI, el monto por el cual las deducciones miscel�¡neas exceden el 2% de su AGI y para determinar si el total de sus deducciones detalladas estar�¡ sujeto al l�­mite, en base del nivel de su AGI.

Para determinar su AGI, tiene que estimar los ajustes que espera poder hacer, que reducen sus ingresos afectos al impuesto. Estos ajustes se ingresan en la l�­nea 5 de la hoja de trabajo. As�­, tendr�¡ que llenar la l�­nea 5 primero, para poder calcular el monto que se ingresa en la l�­nea 1. Los ajustes a los ingresos se declaran en la primera hoja de la Forma 1040 o la 1040A cuando usted presenta su declaraci�³n e incluyen:
�· Aportes a un arreglo individual de ahorros para la jubilaci�³n (IRA) o los aportes que usted hace a su propio plan de pensi�³n si trabaja por cuenta propia,
�· Aportes a una cuenta de ahorros para la salud (HSA) o una cuenta de ahorros m�©dicos (MSA),
�· Los intereses sobre un pr�©stamo para la educaci�³n,
�· La mitad del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, que es el equivalente del impuesto de seguro social y Medicare cuando el contribuyente trabaja por cuenta propia,
�· El costo de un seguro m�©dico para los contribuyentes que trabajan por cuenta propia,
�· Gastos de educadores,
�· Multa por el retiro anticipado de ahorros,
�· Pagos por pensi�³n alimenticia a un c�³nyuge divorciado,
�· Gastos de mudanza,
�· Gastos de artistas int�©rpretes,
�· P�©rdidas netas operacionales que se traspasan de un a�±o a otro,
�· Costo de viajes para Reservistas,
�· Pago por servir en un jurado, cuando se entrega el pago a su empleador, y
�· Deducci�³n por veh�­culos de combustible limpio.

Cr�©ditos Tributarios

La l�­nea 5 de esta hoja de trabajo incluye los cr�©ditos tributarios. El cr�©dito por los gastos de cuidado de hijos y dependientes y el cr�©dito tributario por hijos se incluyen en la Hoja de Trabajo para Descuentos Personales, pero tambi�©n pueden incluirse en esta hoja de trabajo en vez de la otra. Adem�¡s, se pueden incluir estimaciones de cualesquier otros cr�©ditos para los cuales usted piensa que podr�¡ calificar, tales como:
�· Cr�©dito para los ancianos o discapacitados,
�· Cr�©dito por intereses hipotecarios,
�· Cr�©dito por impuestos extranjeros,
�· Cr�©dito por veh�­culos el�©ctricos calificados
�· Cr�©dito por el impuesto m�­nimo de un a�±o anterior,
�· Cr�©dito por ingreso del trabajo,
�· Cr�©dito por costos de adopci�³n,
�· Cr�©dito general de negocios,
�· Cr�©dito por aportes a una cuenta de ahorros para la jubilaci�³n, y
�· Cr�©dito Hope o el cr�©dito por aprendizaje perpetuo por gastos de educaci�³n.

Una vez estimados los montos que corresponden a estos crÃ?©ditos, tendrÃ?¡n que convertirse en asignaciones para efectos de la retenciÃ?³n de impuestos. Esto se puede hacer al completar la Hoja de Trabajo 7, “Convirtiendo CrÃ?©ditos a Descuentos de RetenciÃ?³n”, que se encuentra en la PublicaciÃ?³n 919 del IRS, “Ã?¿CÃ?³mo Ajusto la RetenciÃ?³n de Mi Impuesto?”. BÃ?¡sicamente, esta hoja de trabajo toma su crÃ?©dito y lo multiplica por su tasa efectiva de impuesto, en base del total de sus ingresos tributables.

Otros Ingresos

En la l�­nea 6 de la Hoja de Trabajo para las Deducciones y Ajustes, debiera estimar sus ingresos provenientes de fuentes en adici�³n a su sueldo, tales como:
�· intereses,
�· dividendos,
�· ganancias de capital, y
�· arriendos.

Las l�­neas restantes en la hoja de trabajo debieran llenarse en base de las instrucciones y los c�¡lculos indicados. Esto dar�¡ como resultado el n�ºmero enmendado de descuentos que usted puede reclamar en su Forma W-4.

Hoja de Trabajo para Dos Asalariados/Dos Empleos

Seg�ºn indica su nombre, esta hoja de trabajo puede ayudarle a tener suficiente impuesto retenido de su paga cuando usted tiene m�¡s que un empleo, o si es casado y ambos c�³nyuges trabajan. Primero, tendr�¡ que llenar la Hoja de Trabajo para Descuentos Personales, ya que el n�ºmero total de descuentos indicados en esa hoja de trabajo se ingresa en la l�­nea 1 de esta hoja de trabajo. Y si usted ajust�³ sus descuentos en la Hoja de Trabajo para Deducciones y Ajustes, se ocupar�­a el total de esta hoja de trabajo en vez de la cifra de la Hoja de Trabajo para Descuentos Personales.

La cifra que va en la l�­nea 2 de esta hoja de trabajo se toma de la Tabla 1. Esta tabla est�¡ separada en dos secciones distintas, acorde al estado civil para efectos tributarios: casado que presenta una declaraci�³n conjunta y todos los otros estados civiles. Dentro de la secci�³n apropiada, primero usted busca el tramo que corresponde a su sueldo del empleo que le paga mejor y despu�©s busca la cantidad de descuentos que corresponden a los ingresos del otro trabajo, con el menor nivel de remuneraciones, si usted tiene m�¡s que un trabajo, o el nivel de remuneraciones del trabajo de su c�³nyuge, si gana menos que usted. Si la cifra resultante, que representa la reducci�³n en el n�ºmero de descuentos que puede reclamar, es menos que la cifra en la l�­nea 1, entonces se resta la cifra en la l�­nea 2 de la cifra en la l�­nea 1 y este resultado es el n�ºmero reducido de descuentos que usted reclamar�¡ en su W-4.

Al contrario, si la cifra en la l�­nea 2 es mayor que aquella en la l�­nea 1, tiene que completar el resto de la hoja de trabajo. Se ocupa la Tabla 2 para encontrar la cifra correspondiente al empleo que le paga mejor y luego se siguen las instrucciones para completar la hoja de trabajo. El resultado es el monto adicional en d�³lares que se tiene que retener en cada per�­odo de pago para evitar que se retenga demasiado poco impuesto. Este monto se ingresa en la l�­nea 6 de su Forma W-4.